Mikäli saat meiltä apurahaa, on tärkeää huomioida muutama asia. Täältä löydät tarkat ohjeet muun muassa hankkeesi hallinnointiin E-Nessissä, ohjeet apurahan maksatukseen ja hankkeesta raportointiin. Apuraha myönnetään koko hankkeen keston ajaksi, jopa neljäksi vuodeksi kerrallaan. Apuraha myönnetään hakijalle henkilökohtaisena, eikä sitä voi vaihtaa toiselle henkilölle.
Hankkeen hallinnointi E-Nessissä ja maksatuspyynnöt
Säätiön apurahoja haetaan ja hallinnoidaan sähköisessä E-Nessi – apurahajärjestelmässä. E-Nessin kautta voi jättää rahoitettujen hankkeiden maksatuspyyntöjä, seurata omien hankkeiden maksatustietoja, päivittää omia yhteystietoja ja raportoida hankkeiden tuloksia.
Pääset hallinnoimaan hankettasi E-Nessissä kohdassa Omat hakemukset. Hankenumeroa klikkaamalla pääsee hankkeen pääsivulle, jonka yläreunasta löytyy linkki Maksusuunnitelma.
Apurahan saajan tiedot täytetään kohdassa 1. Lisää tilitiedot. Henkilökohtaista apurahaa varten täytetään apurahan saajan henkilötunnus ja tilinumero IBAN-muotoisena. Tutkimus-, hanke- ja matkakulujen maksamista varten syötetään toimipaikan y-tunnus ja tilinumero IBAN-muotoisena. Viestikentässä ilmoitetaan hankkeelle toimipaikassa annettu sisäinen projektinumero tai muu tunniste, esimerkiksi hakijan nimi.
Tietoja voi päivittää siihen asti, kunnes maksupyyntölomake on lähetetty. Mikäli maksutietoja on tarve päivittää maksusuunnitelman lähettämisen jälkeen, ota yhteys Nesslingin toimistoon E-Nessin viestijärjestelmän kautta.
Maksusuunnitelmasivulla esitetään yhteenveto apurahojen myönnöistä ja pyynnöistä.
Kohdassa 2. Lisää maksuerät voit lisätä haluamasi maksuajankohdat kululuokittain (henkilökohtainen apuraha, matkat, tarvikkeet jne.). Valitse maksun saaja, kululuokka, tarvekuukausi ja maksuerän määrä. Henkilökohtainen apuraha maksetaan kuukausittain. Muut kulut voidaan maksaa vuosittain könttäsummana heti apurahakauden alussa.
Kohdassa 3. Lisää mahdolliset lisätiedot voit ilmoittaa lisätietoja maksatukseen liittyen.
Maksusuunnitelma tulee täyttää ja lähettää 11. joulukuuta 2022 mennessä. Lomakkeet tulee tarkistaa huolellisesti ennen lähettämistä, sillä lähettämisen jälkeen niitä ei voi enää muokata.
Lähettämisen jälkeen maksupyyntötila muuttuu tilasta “maksusuunnitelma lähettämättä” tilaan “maksusuunnitelma lähetetty”. Monivuotisissa hankkeissa maksusuunnitelma tehdään koko apurahakaudeksi, eli pisimmillään 4 vuodeksi, mutta hyväksytään 12 kk kerrallaan ja jatkovuosi (12 kk) hyväksytään maksettavaksi raportointia vastaan.
Maksusuunnitelmasivulta pääsee seuraamaan hankkeen rahaliikennettä. Apuraha maksetaan annetun aikataulun mukaisesti, ellei maksatusvuoden kuluessa muuta sovita. Apurahan käyttösuunnitelmaan voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia kesken maksatuskauden sopimalla asiasta erikseen kirjallisesti (mieluiten E-Nessin viestijärjestelmän kautta) tutkimusjohtajan kanssa. Muutkin maksatustietojen muutokset, esimerkiksi tilinumeron vaihtuminen, tulee aina ilmoittaa säätiön toimistolle kirjallisesti.
Apurahaa voi käyttää enintään kaksi vuotta pidempään kuin hankkeen suunniteltu kokonaiskesto. Vuoden hankkeissa rahoituksen maksatusta voidaan siis erityisestä syystä katkot huomioon ottaen jaksottaa enintään kolmelle vuodelle ja neljän vuoden hankkeissa enintään kuudelle vuodelle.
Apurahan maksatus
Apurahaan sisältyvä henkilökohtainen stipendi maksetaan Nesslingin Säätiöstä suoraan saajan tilille kuukausittain aina kuluvan kuukauden 7. päivään mennessä. Muista apurahoista ei saa maksaa henkilökohtaisia stipendejä.
Henkilökohtainen stipendi on tarkoitettu kokopäiväiseen työskentelyyn, eikä sitä makseta samanaikaisesti kokopäiväisestä toimesta palkkaa nauttivalle eikä vanhempainvapaalla tai asepalveluksessa olevalle tutkijalle. Henkilökohtaisen stipendin suuruus vuonna 2022 väitöskirjantekijälle on 28 000 euroa vuodessa eli 2333,33 euroa kuukaudessa ja post doc -hankkeen väitelleelle tutkijalle 32 000 euroa eli 2666 euroa kuukaudessa. Stipendistä on maksettava apurahansaajan lakisääteiset vakuutusmaksut.
Apurahan muun osan (matkat ja tutkimuskulut) tai muut kulut maksamista varten avataan tili yliopistoon, tutkimuslaitokseen tai muulle suorituspaikalle aina, kun se on mahdollista. Muissa tapauksissa avataan erillinen, vain tutkimukselle tarkoitettu tili pankkiin. Apurahansaajan tulee hyväksyä kaikki määrärahasta maksettavat laskut. Matkakuluvaroista ei voi maksaa matkapäivärahoja.
Tutkimusmenoista pidetään kirjaa normaalin kirjanpitokäytännön mukaisesti. Jos rahaliikenteestä huolehtii yliopisto, tutkimuslaitos tai vastaava, ei erillinen kirjanpito ole tarpeen. Apurahansaaja vastaa henkilökohtaisesti luvattomista käyttötarkoituksen muutoksista ja tilin ylityksistä. Jos tiliä ei hallinnoida tutkimuslaitoksen kautta, pyydetään raportoinnin yhteydessä todisteeksi rahaliikenteeseen liittyvät kuitit.
Aputyövoimaksi nimitetään lähinnä tutkimusavustajia. Apurahansaajan tulee huolehtia aputyövoimansa sosiaaliturva, eläke ja vakuutusmaksuista voimassaolevien määräysten mukaisesti. Aputyövoima ei ole työsuhteessa Nesslingin Säätiöön, vaan heidän työnantajansa on rahaliikenteen käytännön järjestelyistä riippuen joko tutkimuksen suorituspaikkana oleva yliopisto, tutkimuslaitos, konsulttiyritys tai hankkeen vastuullinen johtaja (apurahan saaja).
Jos apurahansaaja on saanut apurahaa open access-julkaisemiseen, huomattava on, että rahoitamme ainoastaan ns. kultaisen mallin artikkeleita, jolloin artikkeli julkaistaan suoraan avoimesti korkeatasoisessa ja avoimen tieteen periaatteiden mukaisesti toimivassa julkaisukanavassa, ns. open access -julkaisussa. Tällöin julkaisija vastaa artikkelin avoimesta saatavuudesta ja artikkeli on heti kaikkien käytettävissä.
Apurahojamme ei voi käyttää hybridimallia käyttävissä julkaisuissa, jossa samalle julkaisijalle maksetaan sekä lehden tilausmaksu että yksittäisen artikkelin avoimuudesta.
Säätiön matkustusohje
Säätiö edellyttää apurahanhakijoilta Säätiön matkustusohjeen huomiointia matkustuskuluja suunniteltaessa ja budjetoitaessa:
- Harkitse tarkoin, mitkä kokoukset tai yhteistyötapaamiset ovat sellaisia, joihin on välttämätöntä matkustaa paikan päälle. Voisiko kokoukseen tai tapaamiseen osallistua virtuaalisesti?
- Matkustaessa on muitakin vaihtoehtoja kuin lentäminen. Erityisesti kotimaanmatkoissa suosi maata pitkin matkustamista. Säätiön matkarahoilla voi matkustaa maata (ja merta) pitkin myös ulkomaille.
- Jos lentäminen on välttämätöntä, suosi suoria lentoja ja uutta kalustoa käyttäviä lentoyhtiöitä. Lentomatkustamisessa nousut ja laskut tuottavat eniten ilmastopäästöjä. Muista myös, että lentomatkustamisen pituus on suoraan verrannollinen ilmastopäästöihin: jos matkustat itään, älä valitse jatkolentoa lännen kautta.
- Jos lennät muutaman päivän kokoukseen kaukokohteeseen, mieti, voisitko yhdistää matkaasi työskentelyä kohteessa.
- Säätiön matkarahaa voi ja on suositeltavaa budjetoida lennon ilmastopäästöjen kompensointiin (esim. Hiilipörssi tai muu luotettava taho).
Raportointi
Apurahaa saaneiden monivuotisten hankkeiden tulee raportoida hankkeiden varainkäytöstä ja tuotoksista 12 kuukauden välein, jotta jatkovuoden maksatus aktivoituu. Yksivuotisissa tai muissa hankkeissa hanke raportoidaan kahden kuukauden kuluttua hankkeen päättymisestä. Raportointipyyntö lähetetään automaattisesti apurahansaajalle. Raportointi tehdään E-Nessin kautta.
Raportointia varten kirjaudutaan sisään E-Nessi-järjestelmään ja valitaan kohta Raportointi.
Mikäli säätiölle halutaan toimittaa muuta materiaalia, esimerkiksi yksityiskohtaisempia edistymisselvityksiä, artikkeleita tai kirjoja, voidaan ne lähettää sähköpostin liitteenä tai postitse.
Raportointisivuilta valitaan väliraportti, jos raportti on hankkeen ensimmäiseltä, toiselta tai kolmannelta vuodelta. Väliraportissa raportoidaan raportointijakson julkaisut ja muu yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Väliraportissa on annettava kululuokkakohtainen selvitys apurahan käytöstä.
Jos raportti on hankkeen ainoalta tai viimeiseltä vuodelta, valitaan loppuraportti. Loppuraportissa tiivistetään yleistajuisesti hankkeen tärkeimmät tavoitteet, tulokset, niiden soveltamismahdollisuudet ympäristönsuojelussa sekä yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Tätä osiota voidaan käyttää Nesslingin Säätiön viestinnässä. Loppuraportissa on annettava kululuokkakohtainen selvitys apurahan käytöstä.
Loppuraportissa mahdollisesti ilmenevä ylijäämä palautetaan Nesslingin Säätiölle. Ylijäämän palautusta varten tarvittavat tiedot saa Säätiön toimistolta.
Raportoinnin kohteena olevan rahoitusvuoden aikana hankkeessa valmistuneet julkaisut täytetään kohtaan Julkaisut, ja ne jaotellaan seuraavasti valitsemalla kohdasta Julkaisun tyyppi:
1. Artikkelit
1.1. Referoidussa kansainvälisessä sarjassa julkaistu artikkeli
1.2. Referoidussa kansainvälisessä kokoomateoksessa julkaistu artikkeli (mukaan lukien referoidut konferenssijulkaisut)
1.3. Kotimaisessa sarjassa julkaistu artikkeli
1.4. Kotimaisessa kokoomateoksessa tai konferenssijulkaisussa julkaistu artikkeli
2. Opinnäytetyöt
2.1. Väitöskirja
2.2. Lisensiaattitutkielma
2.3. Pro gradu tai diplomityö
3. Konferenssiabstraktit
4. Muut julkaisut
5. Patentit
Huom! Hankkeista syntyneet väitöskirjat ja julkaisut tulee ilmoittaa Nesslingin Säätiölle hankkeiden päättymisen jälkeenkin.
Rahoitusvuoden aikana tehty muu, viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelman mukainen vaikuttamistyö täytetään kohdassa Tutkimuksen muu vaikuttavuus ja se jaotellaan seuraavasti:
1. Julkiset esiintymiset
2. Yleistajuiset artikkelit
3. Aktiivisuus sosiaalisessa mediassa
4. Yhteistyö tiedon hyödyntäjätahojen kanssa
Viestintä ja omistusoikeudet
Nesslingin säätiö tulee pyytämään hankkeita viestimään tutkimuksestaan omissa ja säätiön eri viestintäkanavissa. Rahoitettujen tutkijoiden oletetaan pyydettäessä olevan valmiita esittelemään hanketta ja hankkeidensa tuloksia ympäristöalan päättäjille ja vaikuttajille suunnatuissa tilaisuuksissa, esimerkiksi Ympäristötiedon foorumin kautta.
Säätiön rahoituksella hankitut tarvikkeet, laitteet ja kirjallisuus jäävät suorituspaikan omistukseen ja hallintaan. Hankinnoissa noudatetaan kyseisen suorituspaikan hankintamenettelyä koskevia ohjeita.
Tutkimuksesta valmistuvissa julkaisuissa, raporteissa, opinnäytetöissä jne. tulee mainita säätiön osuus tutkimuksen rahoittajana.
Säätiö kehoittaa apurahan saajia laatimaan tutkimusryhmässään hankkeen sisäisen sopimuksen, jossa sovitaan hankkeessa kerätyn aineiston ja tutkimustulosten omistusoikeuksista.
Apurahansaajan sosiaaliturva ja verotus
Apurahansaajat kuuluvat tietyin edellytyksin lakisääteisen eläke- ja työtapaturmaturvan sekä ryhmähenkivakuutusturvan piiriin. Lisäksi apurahansaajilla on oikeus ansiosidonnaiseen Mela-sairauspäivärahaan ja sairausvakuutuslain mukaisiin päivärahaetuuksiin.
Apurahansaajien vakuutusturvaa hoitaa Maatalousyrittäjien eläkelaitos (Mela). Suomessa asuva apurahansaaja on velvollinen ottamaan itselleen vakuutuksen, jos hän työskentelee apurahalla yhtäjaksoisesti vähintään neljä kuukautta. Työskentelyyn tarkoitetun apurahan on oltava vuosityötuloksi muunnettuna noin 3 980 euroa (vuoden 2020 taso) tai suurempi.
Henkilökohtaisen apurahan saajan on itse haettava vakuutusta Melasta kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun hän on aloittanut vakuutuksen ehdot täyttävällä apurahalla työskentelyn.
Vakuutushakemus ja lisätietoja löytyy Melan sivustolta. Säätiö tekee Melalle ilmoituksen myöntämistään apurahoista.
Kunkin vuoden lopussa Nesslingin Säätiö tekee verotusasetuksen mukaisen ilmoituksen maksetuista apurahoista Helsingin verovirastoon. Saajalleen apurahat ovat verovapaita valtion vuotuista taiteilija-apurahaa vastaavaan euromäärään saakka (23 668,35 euroa vuonna 2021). Verovapaan apurahan ylittävältäkään osalta säätiö ei toimita ennakonpidätystä, vaan henkilökohtaisen stipendin saaja itse ilmoittaa apurahan verottajalle ja maksaa mahdollisen veron jälkikäteen.
Vuodesta 2020 lähtien on verottajalle vuosi-ilmoitusohjeiden mukaisesti ilmoitettu luonnolliselle henkilölle myönnetyn henkilökohtaisen apurahan lisäksi hänelle myönnetty kohdeapuraha. Stipendinsaajan velvollisuus on huolehtia siitä, että veroviranomaiset saavat selvityksen stipendin käyttämisestä siltä osin kuin se ei ole henkilökohtaista apurahaa, vaan on käytetty kohdeapurahana matkoihin, laitteisiin tms. kuluihin.
Vakuutusmaksuista ja muista kuluista on mahdollista tehdä verovähennyksiä.
Melalle vakuutusmaksua maksaneiden apurahansaajien tulee ottaa huomioon, että he joutuvat maksamaan sairaanhoitomaksua ja päivärahamaksua verotuksen yhteydessä vaikka apurahasta ei veroa maksettaisikaan. Tarkat ja ajantasaiset tiedot saa suoraan Verohallinnosta.
