Hakemusten ja myönnettyjen apurahojen sekä tilankäyttöoikeuksien käsittelyyn käytettävä apurahajärjestelmä E-Nessi sisältää apurahanhakijoiden ja Nessling Nest -tutkijatilasta tiloja hakevien henkilöiden henkilötietoja. Apurahajärjestelmä muodostaa henkilörekisterin, jossa tietoja voidaan hakea ja muuten käsitellä apurahanhakijan nimen tai muun henkilötiedon perusteella. Rekisterissä ei kuitenkaan voida tehdä hakemusten liitteisiin kohdistuvia hakuja nimien tai muiden henkilötietojen perusteella. Rekisteriä käytetään myös säätiön toimintaa koskevien vaikuttavuusarviointien, tilastojen ja katsausten tuottamiseen.
Hakijoiden henkilötietojen käsittely apurahajärjestelmässä perustuu apurahan hakijan ja apurahan myöntäjän väliseen oikeussuhteeseen ja siihen liittyviin tutkimuksen suorittamista ja sen rahoittamista koskeviin sitoumuksiin. Apurahojen hakemista, myöntämistä, maksatusta ja prosessiin liittyviä muita toimintoja ei voida toteuttaa ilman hakijoiden yksilöintiä. Hakijoiden yksilöinnille apurahaprosessissa ei ole muuta vaihtoehtoa kuin henkilötietojen käyttäminen.
Hakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu edellä todetuin tavoin säätiön oikeutettuun etuun. Apurahojen hakijoilta pyydetään järjestelmään ensi kertaa kirjauduttaessa lisäksi suostumus siihen, että myönnettyjä apurahoja ja tilankäyttöoikeuksia koskevat tiedot voidaan säilyttää oikeussuhteen päättymisen jälkeen toistaiseksi. Samalla kerrotaan mahdollisuudesta perua annettu suostumus.
Rekisterinpitäjä on Maj ja Tor Nesslingin säätiö. Yhteyshenkilönä toimii tutkimusjohtaja Minttu Jaakkola (minttu.jaakkola[a]nessling.fi). Säätiön tietosuojavastaavana toimii säätiön sivutoiminen asiamies, varatuomari Jarmo Hirvonen (jarmo.hirvonen[a]nessling.fi, 0500 811 521).
Apurahajärjestelmään tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen liittyvät tiedot (pankkiyhteys, henkilötunnus, apurahan määrä, maksatuspäivä, tositenumero ja selite). Henkilötunnus rekisteröidään Verohallinnon valvonta-aineiston sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle lähettävän aineiston toimittamista varten.
Apurahajärjestelmään tallennettuja tietoja säilytetään rahoitusta saaneen hankkeen tai myönnetyn tilankäyttöoikeuden jatkumisen ajan sekä sen jälkeen siihen asti, kunnes tiedot eivät ole enää rekisterinpitäjän toiminnan seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeellisia esimerkiksi vaikuttavuusarviointeja tai pitkäaikaistilastoja tehtäessä. Hylättyjä hakemuksia koskevat tiedot poistetaan järjestelmästä viimeistään vuoden kuluttua hakemuksen jättämisestä. Myös hylättyihin hakemuksiin liittyy tilastointitarpeita, joihin liittyen hakemuksia ei välttämättä heti poisteta järjestelmästä niiden tultua hylätyiksi vaan vasta mainitun vuoden määräajan jälkeen. Tilastoihin ja vaikuttavuusarviointeihin saattaa liittyä apurahansaajien ikää, sukupuolta, kotipaikkaa tai muita henkilötietoja koskevia ryhmittelyjä, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.
Yhteys apurahajärjestelmän verkkopalveluun on suojattu SSL-tekniikalla. Annetuista tiedoista palvelimelle syntyvään henkilötietorekisteriin on pääsy vain nimetyillä ylläpitäjillä, säätiön toimihenkilöillä ja asiantuntijoilla. He ovat tietoisia vastuistaan ja velvollisuuksistaan henkilötietojen käsittelijöinä. Apurahajärjestelmään pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista, mutta hakijan tunnistautumista pankkitunnuksilla tai vastaavalla tavalla ei vaadita.
Palvelinlaitteet, joilla apurahajärjestelmää yllä pidetään, on sijoitettu Suomessa sijaitsevaan pääsyvalvottuun palvelinkeskukseen, joka täyttää Viestintäviraston laitetiloille asetetut vaatimukset (Viestintävirasto 48 A/2003, Tärkeät tilat). Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Apurahajärjestelmän käyttöön liittyvä tulostettu kirjallinen henkilötietoja sisältävä materiaali, mikäli sellaista käytännön syistä tilapäisesti on olemassa, säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa.
Apurahan saajalla on oman hankkeensa osalta pääsy kaikkiin hankkeen tietoihin mukaan lukien omiin henkilötietoihinsa.
Tieto maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (MELA) koneellisesti. Apurahahakemuksia koskevia tietoja voidaan apurahan hakijan suostumuksella luovuttaa myös toisille kotimaisille apurahasäätiöille sen välttämiseksi, että samalle hankkeelle myönnetään täysimääräisesti rahoitusta kahdesta säätiöstä. Myönnettyjen apurahojen saajat ja suuruudet julkaistaan säätiön kotisivuilla apurahan saajien antamalla nimenomaisella suostumuksella.
Rekisterinpitäjä ei tee sellaisia päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja joilla olisi rekisteröityjä koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat häneen merkittävästi.
Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen saamista, oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä ei jatka henkilön henkilötietojen käsittelyä, jos henkilö on sitä vastustanut, paitsi jos rekisterinpitäjällä on käsittelyyn huomattavan tärkeä ja painava syy. Rekisteröity voi milloin tahansa peruttaa henkilötietojen toistaiseksi jatkuvaa säilytysaikaa koskevan suostumuksensa, jolloin rekisterinpitäjä poistaa henkilön henkilötiedot, jos rekisterinpitäjällä ei enää ole laillista perustetta säilyttää hänen tietojaan. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan tutkimusjohtaja Minttu Jaakkolalle (yhteystiedot yllä).
E-Nessiä käyttävän hakijan toivotaan välittömästi ilmoittavan säätiön tietosuojavastaavalle (yhteystiedot yllä) havaitsemistaan epäkohdista tai riskeistä, jotka liittyvät henkilötietojen tarpeettomaan käsittelyyn tai suojaamattomaan levittämiseen taikka perusteettoman pitkään henkilötietojen säilyttämiseen.
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi, jos hän katsoo, että rekisterinpitäjän häntä koskevien tietojen käsittelyn on rikkonut tietosuojalainsäädäntöä.
Ponnahdusikkunoiden salliminen
Verkkoselain estää hakemuksen ja sitoumuksen katselun ja tulostuksen PDF-muodossa, jos ponnahdusikkunoiden (pop-up windows) esto on päällä. Alla on ohjeet eston poistoon yleisimmissä selaimissa. Toimintojen paikat voivat vaihdella selainversiosta riippuen.
Mozilla Firefox
Ponnahdusikkunoiden esto voidaan poistaa selaimen asetuksista. Sisältö-välilehdeltä (Työkalut – Asetukset – Sisältö). Samalla välilehdellä voidaan myös määrittää verkko-osoitteita, joiden kohdalla selain poikkeuksellisesti sallii ponnahdusikkunat silloinkin, kun esto muutoin on käytössä.
Internet Explorer
Ponnahdusikkunoiden eston pääsee poistamaan selaimen Tietosuoja-välilehden alta (Työkalut – Internet-asetukset – Tietosuoja). Välilehdellä olevan Asetukset-painikkeen kautta voi myös määritellä sivustoja, joilta ponnahdusikkunat sallitaan yleisestä estosta huolimatta ja/tai asettaa herkkyysasteen ponnahdusikkunoiden estolle.
Safari (Mac)
Selainikkunan oikeassa ylälaidassa olevaa hammasratassymbolia klikkaamalla aukeaa alasvetovalikko, josta löytyvän Estä ponnahdusikkunat -painikeen kautta eston pääse purkamaan.
Hakukoneiden työkalupalkit
Hakukoneiden (Google, Yahoo ym.) selaimeen asennettavissa työkalupalkki-lisäosissa voi olla omat esto-ominaisuutensa ponnahdusikkunoille ja vastaavasti yksilölliset reittinsä eston poistoon.
Evästeet
Tämä sivusto käyttää evästeitä sivuston käyttöä koskevien tietojen keräämiseksi. Kun käytät tätä sivustoa, hyväksyt evästeiden käytön.
Sivuston seurantaan käytämme Googlen Analytics -palvelua. Seurannan tarkoitus on kerätä tilastotietoa sivun kävijämäärästä sekä suosituimmista sisällöistä. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon. Google Analyticsin evästeiden käytön voi estää lataamalla ja ottamalla käyttöön Google Analytics Opt-out Browser Add-on -vaihtoehdon. Käyttäjällä on myös mahdollisuus estää evästeiden käyttö kokonaan muuttamalla käyttämänsä laitteen selaimen asetuksia.
Jos estät evästeiden käytön selainohjelmassasi, laitettasi ei seurata eikä IP-osoite, jossa sitä käytät, rekisteröidy, kun vierailet sivustossa. IP-osoite on muutenkin henkilötieto vain, jos henkilö voidaan sen perusteella yksilöidä. Huomaa kuitenkin, että estämällä evästeiden käytön saatat estää myös joidenkin sivuston toimintojen käyttämisen.
