Asiointi E-Nessissä: teknisiä käyttöohjeita
Maj ja Tor Nesslingin Säätiö käyttää sähköistä E-NESSI apurahajärjestelmää. E-NESSIn avulla hoidetaan Säätiön apurahojen haku- ja arviointiprosessit, apurahojen myöntöön ja käyttöön liittyvä seuranta sekä hankkeiden raportointi.
Kuinka E-NESSIä pääsee käyttämään?
Asiointiin kirjaudutaan käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. E-NESSIn kautta rahoitusta hakeneilla on tunnukset jo olemassa. Unohtuneen salasanan saa kirjautumissivulla olevasta linkistä. Uudet hakijat voivat rekisteröityä asioinnin käyttäjiksi näytöllä sisäänkirjautuminen. Huom! E-NESSI tulkitsee hakemuksen tekijän hankkeen vastuulliseksi johtajaksi. Hakemus tulee siis tehdä vastuullisen johtajan tunnuksilla.
Asiointiin kirjautumisen jälkeen näkyville tulevat omat keskeneräiset hakemukset, käynnissä olevat hankkeet, raportit, hankehistoria ja ajankohtaiset toimenpiteet (esim. stipendiaatin liittämisen vahvistus, maksatuspyyntölomakkeiden täyttö ja raportointi) listattuina hankkeen pääsivulle. Pääsivu on tyhjä, jos aiempaa käyttöhistoriaa ei ole. Listalla näkyvään hakemukseen, raporttiin, hankkeeseen tai toimenpiteeseen pääsee k.o. kohtaa klikkaamalla.
Näytöillä liikkuminen ja tallentaminen
Asioinnissa tiedot kirjoitetaan tai valitaan näyttöjen kenttiin ja tallennetaan näyttö kerrallaan. Näytön vasemmassa kehyksessä näkyvät käytettävissä olevat toiminnot. Hakemuksen osasta toiseen voi liikkua vasemman kehyksen avulla tai näytön painikkeilla. Tiedot tallentuvat vain näytöllä olevia painikkeita käytettäessä. Vasemman kehyksen linkit ja toiminnot eivät tallenna tietoja.
Omat tiedot
Näytön ylälaidassa on Omat tiedot -painike, jonka avaamalta sivulta löytyvät valinnat Henkilötiedot ja Salasanan vaihto. Henkilötietoihin tehtävät muutokset päivittyvät uusiin hakemuksiin, mutta eivät jo olemassa oleviin hakemuksiin (Säätiö käyttää yhteydenotossa aina uusimpia tietoja, joten tietojen päivittäminen on tärkeätä).
Hakemuksen tai raportin katselu ja tulostaminen
Hakemus tai raportti on aina katsottavissa ja tulostettavissa perinteisessä lomakemuodossa kohdassa Näytä tulostettava muoto (PDF-kuvake). Lomake tulostetaan PDF-ikkunan tulostuspainikkeella. Hakemuksen sitoumussivu tulostetaan allekirjoituksia varten kohdassa Tulosta sitoumus (PDF-kuvake). Lomakemuodosta poistutaan sulkemalla Adobe Acrobat. Jos lomake ei aukea PDF-kuvaketta painamalla, syynä on luultavasti selaimessasi oleva ponnahdusikkunoiden (pop-up windows) esto. Eston voi poistaa selaimen kohdassa: salli ponnahdusikkunat (tarkemmat ohjeet).
Käyttöoikeudet
Tutkimusryhmässä laajimmat käyttöoikeudet ovat hankkeen vastuullisella johtajalla. Hänellä on oikeus laatia hakemus, nähdä kaikki hankkeen tiedot (kuten henkilö- ja maksatustiedot) hyväksyä ja lähettää maksatuspyynnöt ja raportit sekä hyväksyä stipendiaattien liittyminen E-NESSI hankkeeseen. Stipendiaateilla on oikeudet täyttää ja päivittää omia tietojaan, täyttää stipendin maksatuspyyntöjä (vastuullinen johtaja hyväksyy tiedot eli stipendiaatti ei voi itse lähettää pyyntöjä) ja päästä katsomaan kaikkia muita hankkeen tietoja paitsi hankkeen mahdollisten muiden stipendiaattien henkilö- ja maksatustietoja.
Muut toiminnot
Lähetä–toiminnolla hakemus jätetöön Säätiön käsittelyyn ja lukitaan. Toiminto näkyy vain keskeneräisen hakemuksen tietoja muokattaessa.
Sähköisestä asioinnista poistutaan näytön yläreunan Kirjaudu ulos -toiminnolla.
Sähköisestä asioinnista lähetetään palautetta näytön yläreunan Palaute-linkin avulla.
Yksityiskohtaiset ohjeet hakemuksen laatimiseen ovat hakuohjeissa ja rahoitetun hankkeen hallintaan apurahansaajan ohjeissa.