Ohjeet apurahan saajalle

Mikäli saat jo apurahaa, on tärkeää huomioida muutama asia. Täältä löydät tarkat ohjeet muun muassa hankkeesi hallinnointiin E-Nessissä, ohjeet apurahan maksatukseen ja hankkeesta raportointiin.

Tutkimusmäärärahat myönnetään yksivuotisena. Sitoudumme väitöskirjahankkeisiin 3 vuodeksi ja post doc-hankkeisiin 2 vuodeksi. Mikäli hankkeen on tarkoitus jatkua useampivuotisena jatkohankkeena, on kullekin vuodelle haettava uutta apurahaa Nesslingin Säätiön vuotuisen hakuajan puitteissa. Apuraha myönnetään hakijalle henkilökohtaisena, eikä sitä voi vaihtaa toiselle henkilölle.

Myöntökirjeessä ja E­-Nessissä näkyvä numerokoodaus tarkoittaa monennenko vuoden hankkeesta on kyse.

HANKKEEN HALLINNOINTI E­-NESSISSÄ JA MAKSATUSPYYNNÖT

Säätiön apurahoja haetaan ja hallinnoidaan sähköisessä E-­Nessi­apurahajärjestelmässä. E­-Nessin kautta voi jättää rahoitettujen hankkeiden maksatuspyyntöjä, seurata omien hankkeiden maksatustietoja, päivitää omia yhteystietoja ja raportoida hankkeiden tuloksia.

Pääset hallinnoimaan hankettasi E­-Nessissä kohdassa Omat hakemukset. Hankenumeroa klikkaamalla pääsee hankkeen pääsivulle, jonka yläreunasta löytyy linkki Maksusuunnitelma.

Apurahan saajan tiedot täytetään kohdassa 1. Lisää tilitiedot. Henkilökohtaista apurahaa varten täytetään apurahan saajan henkilötunnus ja tilinumero IBAN-­muotoisena. Tutkimus­- ja matkakulujen maksamista varten syötetään toimipaikan y-­tunnus ja tilinumero IBAN-­muotoisena. Viestikentässä ilmoitetaan hankkeelle toimipaikassa annettu sisäinen projektinumero tai muu tunniste, esimerkiksi hakijan nimi.

Tietoja voi päivittää siihen asti, kunnes maksupyyntölomake on lähetetty. Mikäli maksutietoja on tarve päivittää maksusuunnitelman lähettämisen jälkeen, ota yhteys Nesslingin toimistoon viestijärjestelmän kautta.

Maksusuunnitelmasivulla esitetään yhteenveto apurahojen myönnöistä ja pyynnöistä.

Kohdassa 2. Lisää maksuerät voit lisätä haluamasi maksuajankohdat kululuokittain (henkilökohtainen apuraha, matkat, tarvikkeet jne.). Valitse maksun saaja, kululuokka, tarvekuukausi ja maksuerän määrä. Henkilökohtainen apuraha maksetaan kuukausittain.

Muut kulut voidaan maksaa heti apurahakauden alussa.

Kohdassa 3. Lisää mahdolliset lisätiedot voit ilmoittaa lisätietoja maksatukseen liittyen.

Maksusuunnitelma tulee täyttää ja lähettää 9. joulukuuta 2016 mennessä. Lomakkeet tulee tarkistaa huolellisesti ennen lähettämistä, sillä lähettämisen jälkeen niitä ei voi enää muokata.

Lähettämisen jälkeen maksupyyntötila muuttuu tilasta “maksusuunnitelma lähettämättä” tilaan “maksusuunnitelma lähetetty”.

Maksusuunnitelmasivulta pääsee seuraamaan hankkeen rahaliikennettä. Apuraha maksetaan annetun aikataulun mukaisesti, ellei tutkimusvuoden kuluessa muuta sovita. Apurahan käyttösuunnitelmaan voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia kesken maksatuskauden sopimalla asiasta erikseen kirjallisesti (mieluiten E­Nessin viestijärjestelmän kautta) tutkimuspäällikön kanssa. Muutkin maksatustietojen muutokset, esimerkiksi tilinumeron vaihtuminen, tulee aina ilmoittaa toimistolle kirjallisesti.

APURAHAN MAKSATUS

Apurahaan sisältyvä henkilökohtainen stipendi maksetaan Nesslingin Säätiöstä suoraan saajan tilille kuukausittain aina kuluvan kuukauden 7. päivä. Muista apurahoista ei saa maksaa henkilökohtaisia stipendejä.

Henkilökohtainen stipendi on tarkoitettu kokopäiväiseen työskentelyyn, eikä sitä makseta samanaikaisesti kokopäiväisestä virasta tai toimesta palkkaa nauttivalle eikä vanhempainvapaalla tai asepalveluksessa olevalle tutkijalle. Henkilökohtaisen stipendin suuruus vuonna 2016 väitöskirjantekijälle on 24 000 euroa vuodessa eli 2000 euroa kuukaudessa ja post doc ­tutkijalle 28 000 euroa eli 2333,33 euroa kuukaudessa. Stipendistä on maksettava apurahansaajan lakisääteiset vakuutusmaksut.

Tutkimusmäärärahan muun osan (matkat ja tutkimuskulut) maksamista varten avataan tili yliopistoon tai tutkimuslaitokseen aina, kun se on mahdollista. Muissa tapauksissa avataan erillinen, vain tutkimukselle tarkoitettu tili pankkiin. Apurahansaajan tulee hyväksyä kaikki määrärahasta maksettavat laskut. Matkakuluvaroista ei voi maksaa matkapäivärahoja.

Tutkimusmenoista pidetään kirjaa normaalin kirjanpitokäytännön mukaisesti. Jos rahaliikenteestä huolehtii yliopisto, tutkimuslaitos tai vastaava, ei erillinen kirjanpito ole tarpeen. Apurahansaaja vastaa henkilökohtaisesti luvattomista käyttötarkoituksen muutoksista ja tilin ylityksistä. Jos tiliä ei hallinnoida tutkimuslaitoksen kautta, pyydetään raportoinnin yhteydessä todisteeksi rahaliikenteeseen liittyvät kuitit.

Aputyövoimaksi nimitetään lähinnä tutkimusavustajia. Apurahansaajan tulee huolehtia aputyövoimansa sosiaaliturva­, eläke­ ja vakuutusmaksuista voimassaolevien määräysten mukaisesti. Aputyövoima ei ole työsuhteessa Nesslingin Säätiöön, vaan heidän työnantajansa on rahaliikenteen käytännön järjestelyistä riippuen joko tutkimuksen suorituspaikkana oleva yliopisto, tutkimuslaitos, konsulttiyritys tai hankkeen vastuullinen johtaja (apurahan saaja).

Jos apurahansaaja on saanut apurahaa open access-julkaisemiseen, huomattava on, että rahoitamme ainoastaan ns. kultaisen mallin artikkeleita, jolloin artikkeli julkaistaan suoraan avoimesti korkeatasoisessa ja avoimen tieteen periaatteiden mukaisesti toimivassa julkaisukanavassa, ns. open access -julkaisussa. Tällöin julkaisija vastaa artikkelin avoimesta saatavuudesta ja artikkeli on heti kaikkien käytettävissä. 

Apurahojamme ei voi käyttää hybridimallia käyttävissä julkaisuissa, jossa samalle julkaisijalle maksetaan sekä lehden tilausmaksu että yksittäisen artikkelin avoimuudesta.

RAPORTOINTI

Tutkimusapurahaa saaneiden hankkeiden tulee raportoida hankkeiden varainkäytöstä ja tuotoksista tutkimusvuotta seuraavan kahden kuukauden aikana. Esim. jos hanke on alkanut tammikuussa ja jatkunut keskeytyksettä ympäri kalenterivuoden, hankkeen raportti tulee toimittaa seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä.  Raportointipyyntö lähetetään automaattisesti hankkeen johtajalle viimeisen maksuerän maksatuksen jälkeen. Raportointi tehdään E­-Nessin kautta.

Raportointia varten kirjaudutaan sisään E-­Nessi-­järjestelmään ja valitaan kohta Raportointi.

Mikäli säätiölle halutaan toimittaa muuta materiaalia, esimerkiksi yksityiskohtaisempia edistymisselvityksiä, artikkeleita tai kirjoja, voidaan ne lähettää sähköpostin liitteenä tai postitse.

Raportointisivuilta valitaan väliraportti, jos raportti on hankkeen ensimmäiseltä tai toiselta apurahavuodelta (1/2, 1/3 tai 2/3). Jos raportti on hankkeen ainoalta tai viimeiseltä vuodelta, valitaan loppuraportti.

Loppuraportissa tiivistetään yleistajuisesti hankkeen tärkeimmät tavoitteet, tulokset, niiden soveltamismahdollisuudet ympäristönsuojelussa sekä yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Tätä osiota käytetään Nesslingin Säätiön julkaisemassa yhteenvetoraportissa, jossa esitellään päättyviä hankkeita.

Raportissa on annettava kululuokkakohtainen selvitys apurahan käytöstä. 

Raportista mahdollisesti ilmenevä ylijäämä palautuu Nesslingin Säätiölle, ellei tutkimuspäällikön kanssa ole sähköpostitse sovittu ylijäämän siirrosta seuraavalle vuodelle. Ylijäämä huomioidaan jatkohakemuksen rahoituspäätöstä tehtäessä

Raportoinnin kohteena olevan rahoitusvuoden aikana hankkeessa valmistuneet julkaisut täytetään kohtaan Julkaisut ,ja ne jaotellaan seuraavasti valitsemalla kohdasta Julkaisun tyyppi:

1. Artikkelit

1.1. Referoidussa kansainvälisessä sarjassa julkaistu artikkeli

1.2. Referoidussa kansainvälisessä kokoomateoksessa julkaistu artikkeli (mukaan lukien referoidut konferenssijulkaisut)

1.3. Kotimaisessa sarjassa julkaistu artikkeli

1.4. Kotimaisessa kokoomateoksessa tai konferenssijulkaisussa julkaistu artikkeli

2. Opinnäytetyöt

2.1. Väitöskirja

2.2. Lisensiaattitutkielma

2.3. Pro gradu­ tai diplomityö

3. Konferenssiabstraktit

4. Muut julkaisut

5. Patentit

Huom! Hankkeista syntyneet väitöskirjat ja julkaisut tulee ilmoittaa Nesslingin Säätiölle hankkeiden päättymisen jälkeenkin.

Rahoitusvuoden aikana tehty muu vaikuttamistyö täytetään kohdassa Tutkimuksen muu vaikuttavuus ja se jaotellaan seuraavasti:

1. Julkiset esiintymiset

2. Yleistajuiset artikkelit

3. Aktiivisuus sosiaalisessa mediassa

4. Yhteistyö tiedon hyödyntäjätahojen kanssa

 

VIESTINTÄ JA OMISTUSOIKEUDET

Nesslingin säätiö tulee pyytämään hankkeita viestimään tutkimuksestaan omissa ja säätiön eri viestintäkanavissa. Rahoitettujen tutkijoiden oletetaan pyydettäessä olevan valmiita esittelemään hanketta ja hankkeidensa tuloksia ympäristöalan päättäjille ja vaikuttajille suunnatuissa tilaisuuksissa, esimerkiksi Ympäristötiedon foorumin kautta.

Säätiön rahoituksella hankitut tarvikkeet, laitteet ja kirjallisuus jäävät suorituspaikan omistukseen ja hallintaan. Hankinnoissa noudatetaan kyseisen suorituspaikan hankintamenettelyä koskevia ohjeita.

Tutkimuksesta valmistuvissa julkaisuissa, raporteissa, opinnäytetöissä jne. tulee mainita säätiön osuus tutkimuksen rahoittajana.

Säätiö kehoittaa apurahan saajia laatimaan tutkimusryhmässään hankkeen sisäisen sopimuksen, jossa sovitaan hankkeessa kerätyn aineiston ja tutkimustulosten omistusoikeuksista.

APURAHANSAAJAN SOSIAALITURVA JA VEROTUS

Apurahansaajat kuuluvat tietyin edellytyksin lakisääteisen eläke­- ja työtapaturmaturvan sekä ryhmähenkivakuutusturvan piiriin. Lisäksi apurahansaajilla on oikeus ansiosidonnaiseen Mela­-sairauspäivärahaan ja sairausvakuutuslain mukaisiin päivärahaetuuksiin.

Apurahansaajien vakuutusturvaa hoitaa Maatalousyrittäjien eläkelaitos (Mela). Suomessa asuva apurahansaaja on velvollinen ottamaan itselleen vakuutuksen, jos hän työskentelee apurahalla yhtäjaksoisesti vähintään neljä kuukautta. Työskentelyyn tarkoitetun apurahan on oltava vuosityötuloksi muunnettuna noin 3 778,59 euroa (vuoden 2016 taso) tai suurempi.

Henkilökohtaisen apurahan saajan on itse haettava vakuutusta Melasta kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun hän on aloittanut vakuutuksen ehdot täyttävällä apurahalla työskentelyn.

Vakuutushakemus ja lisätietoja löytyy Melan sivustolta. Säätiö tekee Melalle ilmoituksen myöntämistään apurahoista.

Kunkin vuoden lopussa Nesslingin Säätiö tekee verotusasetuksen mukaisen ilmoituksen maksetuista apurahoista Helsingin verovirastoon. Saajalleen apurahat ovat verovapaita valtion vuotuista taiteilija­apurahaa vastaavaan euromäärään saakka ( 1 692,45 euroa vuonna 2016).

Verovapaan apurahan ylittävältäkään osalta säätiö ei toimita ennakonpidätystä, vaan henkilökohtaisen stipendin saaja itse ilmoittaa apurahan verottajalle ja maksaa mahdollisen veron jälkikäteen. Vakuutusmaksuista ja muista kuluista on mahdollista tehdä verovähennyksiä.

Melalle vakuutusmaksua maksaneiden apurahansaajien tulee ottaa huomioon, että he joutuvat maksamaan sairaanhoitomaksua ja päivärahamaksua verotuksen yhteydessä vaikka apurahasta ei veroa maksettaisikaan. Tarkat ja ajantasaiset tiedot saa suoraan Verohallinnosta.